Corporate Compliance Administrator - Administrateur de la conformité de l’entreprise

Location: Mississauga,

tractor

SUMMARY:

Under the direction of the Vice President and Chief Financial Officer (VP/CFO), the Corporate Compliance Administrator is directly responsible for administration of Strongco’s company vehicle programs, 407 transponders, property leases, corporate insurance, and corporate records retention policy.

With respect to the company vehicle programs, the Corporate Compliance Administrator will manage/monitor current vehicle inventory, as well as coordinate vehicle replacement cycles, and new vehicle orders to ensure appropriate vehicles with necessary options/additions are ordered on a timely basis and vehicles are available and delivered when required. In addition, he/she will administer the Company’s fleet gas/maintenance cards ensuring that cards are distributed to the appropriate drivers on time and cancelled and replaced on expiration, vehicle replacement or driver resignation/termination. He/she will also monitor the use of the cards and verify that all charges are valid and appropriately approved according to policy.

The Corporate Compliance Administrator will supply various monitoring reports on vehicle usage, including mileage, operating costs and maintenance/repairs; 407 usage; and GPS information on vehicle location, speed etc. In addition, he/she will coordinate with the Company’s Health and Safety Director and regional management to ensure Commercial Vehicle Operator Registrations (CVOR) and Annual Driver Abstracts are obtained and maintained, all traffic violations and accidents are reported and appropriately dealt with.  and Company remains in compliance with all Federal and Provincial regulations.

The Corporate Compliance Administrator will also be coordinating with the VP/CFO to ensure all property leases are timely negotiated and obligations under the leases are met. He/she will also be responsible for administration of the corporate general insurance programs under the direction of the VP/CFO and establishing/managing corporate record retention policy to ensure compliance with best business practices and regulatory requirements.

Must be able to perform other duties as assigned as the position evolves and may be required to participate in special ad hoc projects

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES REQUIRED:

  • Five (5) years of corporate administration experience
  • University or college degree that would complement corporate administration
  • Basic knowledge of general office procedures and processes.
  • Strong organizational skills and able to prepare and maintain accurate records, reports and files.
  • Strong computer/word processing skills. Able to use a variety of computer software, including word processing, database and spreadsheet applications (Microsoft Office Suite)
  • Ability to prepare/create financial spreadsheets
  • Ability to communicate effectively, both orally and in writing
  • Knowledge and experience with Commercial Vehicle Operator Registrations (CVOR) would be considered an asset
  • Knowledge and experience with vehicle lease administration
  • Knowledge of Ministry of Transportation regulations would be considered and asset
  • Experience in investigating accidents and filling out accident reports
  • Knowledge of associated vehicle transportation laws and regulations and CVOR would be considered an asset
  • Knowledge and experience with property lease agreements would be considered an asset
  • Knowledge and experience with corporate insurance programs would be considered an asset

APERÇU DE L’EMPLOI :

Sous l’autorité du vice-président et directeur financier, l’administrateur de la conformité de l’entreprise est directement responsable de l’administration des programmes de véhicules d’entreprise de Strongco, des transpondeurs de la 407, des contrats de location de propriétés, des assurances de l’entreprise ainsi que de la politique de conservation des dossiers de l’entreprise.

En tout respect avec les programmes de véhicules de la société, l’administrateur de la conformité de l’entreprise effectuera la gestion/surveillance des stocks actuels de véhicules, coordonnera les cycles de remplacement des véhicules et commandera des véhicules neufs afin qu’ils soient disponibles et livrés en temps opportun. De plus, il/elle effectuera la gestion des cartes d’essence/maintenance de la flotte de la société en veillant à ce que les cartes soient distribuées aux conducteurs appropriés, annulées et remplacées à leur expiration, lors du remplacement du véhicule ou de la démission/mise à pied du conducteur. Il surveillera également l’utilisation des cartes et vérifiera que tous les frais sont valides et approuvés conformément à la politique.

L’administrateur de la conformité de l’entreprise remettra divers rapports de surveillance sur l’utilisation des véhicules, notamment le kilométrage, les coûts d’exploitation et les travaux de maintenance/réparations; utilisation de la 407; et les informations GPS sur l’emplacement du véhicule, sa vitesse, etc. En outre, il/elle assurera la coordination avec le directeur de la santé et de la sécurité de la société et la direction régionale pour s’assurer que les immatriculations des utilisateurs de véhicules utilitaires (IUVU) et les dossiers annuels de conduite du conducteur sont obtenus et conservés et toutes les infractions routières et tous les accidents sont signalés et traités de manière appropriée. La société se conforme avec tous les règlements fédéraux et provinciaux.

L’administrateur de la conformité de l’entreprise assurera également la coordination avec le vice-président et directeur financier afin de s’assurer que tous les contrats de location de propriétés sont négociés en temps voulu et que les obligations découlant de ces contrats sont respectées. Il/Elle sera également responsable de l’administration des programmes généraux d’assurance de l’entreprise, sous la direction du vice-président et directeur financier et d’établir/gérer la politique de conservation des dossiers de l’entreprise afin de garantir la conformité aux meilleures pratiques commerciales et aux exigences réglementaires.

Il/elle doit être en mesure d’accomplir les autres tâches assignées à mesure que le poste évolue et il/elle pourrait devoir participer à des projets ad hoc spéciaux.

CONNAISSANCES, HABILETÉS ET COMPÉTENCES REQUISES :

  • Cinq (5) années d’expérience en administration d’entreprise
  • Diplôme universitaire ou collégial qui compléterait l’administration des entreprises
  • Connaissance de base des procédures et processus généraux du bureau.
  • Fortes compétences organisationnelles et capacité à préparer et conserver les dossiers, rapports et fichiers.
  • Solides compétences en informatique et en traitement de texte. Capable d’utiliser divers logiciels, y compris des applications de traitement de texte, de bases de données et de tableurs (Microsoft Office Suite)
  • Capacité à préparer/créer des tableurs financiers
  • Capacité à communiquer efficacement, oralement et par écrit
  • Des connaissances et de l’expérience en matière d’immatriculation des utilisateurs de véhicules utilitaires (IUVU) seraient considérées comme un atout.
  • Des connaissances et de l’expérience en location de véhicules seraient considérées comme un atout.
  • La connaissance des règlements du ministère des Transports serait considérée comme un atout
  • Expérience en enquête d’accidents et de rédaction de rapports d’accidents
  • La connaissance des lois et règlements associés au transport de véhicules et de l’IUVU serait considérée comme un atout.
  • La connaissance et l’expérience des contrats de location de propriétés seraient considérées comme un atout.
  • La connaissance et l’expérience des programmes d’assurance d’entreprise seraient considérées comme un atout.

Strong People • Strong Brands • Strong Commitments