Administrateur Service Dispatching

Lieu: Ottawa

Marque/Division: Construction Equipment

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Description du poste

RÉSUMÉ :

L'administrateur de service, répartiteur, tient à jour les horaires quotidiens des techniciens de service et répartit les techniciens au fur et à mesure des appels de service. Il planifie les voyages de retour avec les clients lorsque les pièces sont arrivées, et tient à jour le calendrier d'astreinte des techniciens de service. Maintenir une communication claire et concise avec les chefs de service, les employés et les clients de l'entreprise, notamment en tenant les clients au courant du calendrier de l'entreprise et des délais demandés. Fournir à la comptabilité les informations relatives à la facturation des contrats d'entretien. Préparer les factures de service et les fiches de présence pour le traitement.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

- S'assurer que tous les appels de service des clients sont traités en temps opportun ;

- Programmer et coordonner tous les appels de service au fur et à mesure qu'ils sont reçus ;

- Tenir à jour le tableau/horaire de répartition ;

- Créer un ordre de service pour tous les appels de service ;

- Répartir les techniciens de service ;

- Faire un compte rendu aux techniciens de service après chaque appel ;

- Répondre à tous les messages laissés pendant la nuit ;

- Prévoir la charge de travail pour une semaine ;

- Contacter les clients dont le statut est "Pièces en attente" à mesure que les pièces sont reçues pour être programmées ;

- Faire le suivi de tous les travaux en attente et recommandés avec le client en utilisant le rapport WIP ;

- Maintenir les accords de service, la programmation et la mise en place des matériaux, les informations de la base de données et les renouvellements ;

- Commander des pièces pour les appels de service ;

- Transmettre la liste des pièces utilisées par les techniciens ou devant être créditées par l'entrepôt ;

- Maintenir le calendrier de garde, pour inclure le premier technicien de garde et le technicien de réserve ;

- Classer les ordres de service ;

- Faciliter le retour des pièces sous garantie ;

- Vérifier l'exactitude des cartes de temps de service ;

- Autres tâches assignées.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :

- Compétences avancées en matière de service à la clientèle ;

- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;

- Sens de l'organisation ;

- Connaissance géographique de base de la zone de service ;

- Une connaissance de l'industrie est recommandée ;

- Solides compétences en informatique ;

- Sociabilité et amabilité.

ÉDUCATION/FORMATION :

Diplôme d'études postsecondaires ;

Deux ans d'expérience et/ou de formation connexe en service à la clientèle, en répartition ou l'équivalent.

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