Réceptionniste / Assistante administrative

Lieu: Val d'Or

Marque/Division: Construction Equipement

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RÉSUMÉ :

L'assistant(e) administratif(ve) est responsable des tâches de bureau telles que la commande de fournitures de bureau et la gestion du courrier, des tâches liées au service telles que l'aide à la saisie des devis de service et la gestion de la correspondance entrante et sortante pour le département.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Répondre aux appels téléphoniques avec un haut niveau de service à la clientèle.

Assurer le plus haut niveau de service dans toutes les relations avec les clients internes et externes.

Accueillir tous les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée.

Travailler avec tous les services pour assurer le bon fonctionnement de la succursale.

Maintenir une zone de réception organisée et propre.

Trier le courrier et les courriers entrants et sortants.

Commander la papeterie et les consommables de bureau.

Préparer les carnets de livraison des équipements vendus.

Émettre et recevoir les bons de commande de la succursale et communiquer avec les comptes créditeurs sur divers problèmes de fournisseurs.

Gérer la paie et les fiches de présence.

Communiquer avec le service de la paie sur tous les rapports de paie, les problèmes, les questions, etc.

Suivi des congés de maladie et des vacances des employés.

Mettre à jour les listes d'employés.

Renommer et classer électroniquement les bons de livraison de pièces.

Classer les documents administratifs conformément à la politique et aux contrôles internes.

Rapprochement des cartes de crédit.

Toute autre tâche qui pourrait être assignée.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :

Maîtrise d'Excel et de Word.

Souci du détail.

Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.

Haut niveau d'organisation.

Hiérarchiser les tâches sensibles au temps.

Volonté de travailler en heures supplémentaires si nécessaire.

2 à 5 ans d'expérience dans un rôle de réceptionniste d'entreprise.

Le bilinguisme en français serait un atout.

Expérience avec SAP serait un atout.

ÉDUCATION/FORMATION :

Diplôme d'études postsecondaires et/ou expérience de travail pertinente.

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